W toku postępowania cywilnego, z reguły zachodzi konieczność przedłożenia stosownych dowodów, potwierdzających słuszność formułowanych przez daną stronę tez. Najlepiej, gdy twierdzenia strony, da się poprzeć stosownym dokumentem. Dowody w tej formie, są z reguły bardziej wiarygodne, niż dowody ze świadków. Na żądanie strony przeciwnej, dokumenty te winno się przedstawić w oryginale, lub w poświadczonym odpisie. Zaniechanie tego obowiązku powoduje, że co do zasady są winien oddalić dowody z kopii dokumentów nie popartych oryginałem lub ich poświadczonym odpisem.
Najczęściej, strona woli pozostawić oryginał dokumentu u siebie. Musi zatem zwrócić się do notariusza o sporządzenie stosownego odpisu. Ewentualnie, jeżeli strona jest reprezentowana przez radcę prawnego, adwokata, rzecznika patentowego, lub radcę prokuratorii generalnej – pełnomocnik ów może poświadczyć taki dokument „za zgodność z oryginałem”.
Gdzie w tym wszystkim absurd? Śpieszę z wyjaśnieniami:
Często prowadzę spory sądowe, w których zachodzi konieczność powołania ponad 1.000 różnych dokumentów.
Ustawa o radcach prawnych (i analogiczna ustawa prawo o adwokaturze) precyzuje, że: „Radca prawny ma prawo sporządzania poświadczeń odpisów dokumentów za zgodność z okazanym oryginałem w zakresie określonym odrębnymi przepisami. Poświadczenie powinno zawierać podpis radcy prawnego, datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia, na żądanie – również godzinę dokonania czynności. Jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia) radca prawny stwierdza to w poświadczeniu.”.
W konsekwencji, zachodzi konieczność obicia każdej kopii dokumentu stosowną pieczęcią, oraz opatrzenia go podpisem. Uczynienie tego na 1.000 dokumentach, zajmuje ~dzień pracy.
Czas poświęcony na tego rodzaju formalności, jest czasem straconym. Jest to bowiem czynność techniczna, a nie merytoryczna.
Zamiast domagać się pieczątek, wystarczającym byłoby dopuszczenie złożenia przez radcę prawnego zbiorczego oświadczenia, które dokumenty załączone do danego pisma w kopii, radca „poświadcza z oryginałem”. Sporządzanie takiego spisu, zajęłoby zdecydowanie mniej czasu, niż nabicie tysiąca pieczątek, i nakreślenie tysiąca podpisów.