Zważywszy na zaistniały stan pandemii koronawirusa, wielu z nas – przedsiębiorców, podjęło słuszną decyzję o pozamykaniu biur i pozostaniu w domu.
I choć trudna, jawi się ona za oczywistą, patrząc na całokształt sytuacji.
Trudno bowiem narażać siebie, pracowników a tym bardziej Klientów, nie mówiąc o tym, że najlepszym sposobem by pomóc lekarzom, pielęgniarkom i pozostały służbom w opanowaniu sytuacji – będzie po prostu ścisłe przestrzeganie podawanych zaleceń tj. przede wszystkim unikanie jakichkolwiek osobistych kontaktów.
Dla dobra nas wszystkich, ucierpią na tym nie tylko przychody i pozostawione samym sobie kwiatki doniczkowe w biurach.
W perspektywie, koniecznym będzie zrewidowanie priorytetów, planów (także i tych osobistych), inwestycji oraz zredukowanie kosztów. Zwłaszcza po to, by nie musieć podejmować najtrudniejszej nieraz decyzji tj. o redukcji etatów.
Szczerze współczuję i trzymam kciuki za tych przedsiębiorców, dla których zamknięcie biura oznacza całkowite odcięcie od źródła często jedynego w rodzinie dochodu. Mam nadzieję, że nasze państwo stanie na wysokości zadania i po normalizacji sytuacji, jeśli nie pomoże, to chociaż nie będzie zbyt przeszkadzać w odbudowie firm.
Pewne drobne rzeczy dałoby się zrobić już teraz, choćby po to, by uspokoić przedsiębiorców, dać im czas na zreorganizowanie biznesu i nie zmuszać ich do podejmowania nieracjonalnych działań:
- zawiesić terminy materialnoprawne i sądowe (w tym terminy przedawnień),
- wydłużyć termin odbioru przesyłek awizowanych,
- wydłużyć terminy składania deklaracji i sprawozdań,
- wydłużyć terminy utraty płynności finansowej, obligującej przedsiębiorcę do ogłoszenia upadłości.
To naprawdę mało, a zarazem bardzo dużo.
***
Tam gdzie jest to możliwe, przedsiębiorcy wdrożyć mogą zdalne świadczenie usług. I choć wielu z nas robi w Internetach od zawsze (branża IT, ecommerce, tłumacze itd.), dla wielu osób, przyzwyczajonych do osobistego kontaktu z Klientem – będzie to novum.
Oczywiście nie każdy przedsiębiorca zdoła w kilka dni wdrożyć, przetestować i uruchomić kompleksową platformę do świadczenia i sprzedawania usług online (jak np. nasza www.porady.prawne.online ). Choć wbrew pozorom nie są to skomplikowane ani kosmicznie drogie rozwiązania.
Do zawarcia umowy przez Internet wystarczy… komputer i Internet ? Osobom, dla których to zaskoczenie, dedykuję poniższy krótki poradnik – pt.
Jak w czasie zarazy zawrzeć z Klientem umowę przez Internet?
1. Niemal każdą umowę z Klientem, również w czasie zarazy – można zawrzeć przez Internet.
Jedynie niektóre kontrakty, dla swej ważności wymagają zachowania szczególnej formy np. aktu notarialnego.
Umowy o dzieło, zlecenia, na świadczenie usług, umowy sprzedaży (jeżeli nie dotyczą zbycia nieruchomości, udziałów w spółce lub np. przedsiębiorstwa) – zawrzeć można w dowolnej formie.
Należy jednak pamiętać, że umowy dotyczące przeniesienia autorskich praw majątkowych, pod rygorem nieważności wymagają formy pisemnej (lub kwalifikowanej elektronicznej). Z kolei licencję udzielić można w dowolnej formie.
2. By umowa została zawarta, wystarczy złożenie zgodnych oświadczeń woli.
By zawierać umowy przez Internet, nie trzeba od razu tworzyć sklepu internetowego. Tyczy się to zwłaszcza umów zawieranych w wariancie B2B.
Teoretycznie wystarczy zatem korespondencja email np. w formie oferty, w której przedsiębiorca opisze warunki wykonania danej umowy, oraz odpowiedź Klienta o przyjęciu oferty.
3. Jak zweryfikować tożsamość kontrahenta?
Przedsiębiorca co do zasady nie ma obowiązku weryfikowania tożsamości Klienta. Oczywiście zazwyczaj to czyni – z przyczyn pragmatycznych.
Niektórzy podpadają jednak np. pod przepisy ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (m.in. księgowi, pośrednicy w obrocie nieruchomościami, przedsiębiorcy dokonujący transakcji gotówkowych za towary za ponad 10.000 EUR itd.). Na podmiotach tych ciąży ustawowy obowiązek ustalenia tożsamości kontrahenta i tzw. beneficjenta rzeczywistego.
Zgodnie jednak z art. 39 ust 2 tej ustawy, „Weryfikacja tożsamości klienta i beneficjenta rzeczywistego może być zakończona podczas nawiązywania stosunków gospodarczych, jeżeli jest to konieczne dla zapewnienia ciągłości prowadzenia działalności gospodarczej i gdy występuje niskie ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. W takich przypadkach weryfikacja jest dokonywana w możliwie krótkim terminie od momentu rozpoczęcia nawiązywania stosunków gospodarczych.”.
Kazus, w którym do zawarcia transakcji dochodzi bez fizycznej obecności klienta – zaliczany jest do przypadków tzw wyższego ryzyka prania pieniędzy (art. 43 ust 2 pkt 7 ustawy o praniu pieniędzy).
Minimalizacja tego ryzyka nastąpić może m.in. poprzez stosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub… profilu EPUAP.
Gdy musimy/chcemy zweryfikować tożsamość Klienta, poprośmy go zatem o podpisanie umowy za pomocą EPUAP. By to uczynić, wystarczy kliknąć w poniższy link i przeciągnąć w odpowiednie pole plik z umową:
https://moj.gov.pl/uslugi/signer/upload?xFormsAppName=SIGNER
Inny praktyczny sposób identyfikacji Klienta, to uzależnienie wejścia w życie umowy od dokonania zapłaty zaliczki (a najlepiej całości wynagrodzenia) z rachunku bankowego prowadzonego na zlecenie osoby, z którą umowa ma zostać zawarta. Oczywiście nie wyklucza to stania się ofiarą tzw. kradzieży tożsamości – niemniej jest to jakiś substytut dla tradycyjnej formy identyfikacji Klienta, lub tej z użyciem EPUAP.
4. Tekst umowy, powinien zostać udostępniony konsumentowi przed zawarciem umowy, na tzw. trwałym nośniku (np. w formie pliku pdf).
Wynika to z przepisów ustawy o prawach konsumenta. Określa ona szereg obowiązków przedsiębiorcy tyczących się zawierania umów z konsumentami, take gdy do ich zawarcia dochodzi w sposób tradycyjny tj. w siedzibie firmy.
Umowa na świadczenie usług zawierana elektronicznie, różni się od tej zawieranej w biurze. Ale na szczęście nieznacznie:
Konsument ma prawo odstąpienia od umowy, ale może z niego zrezygnować.
W przypadku umów, których przedmiotem są usługi a nie sprzedaż towaru, termin 14 dni liczy się od daty zawarcia umowy. Przedsiębiorca powinien o tym konsumenta pouczyć:
Przykład pouczenia:
Informujemy, że Konsumentowi przysługuje prawo odstąpienia od umowy w terminie 14 dni od daty jej zawarcia. Ze względu na powyższe, do realizacji usługi przystępujemy dopiero po upływie w/w terminu. Jeżeli jednak zrezygnuje Pan/Pani z prawa odstąpienia od umowy, do jej realizacji przystępujemy niezwłocznie. W sytuacji tej, z chwilą wykonania umowy przez sprzedającego, konsument utraci jednak prawo odstąpienia od umowy.
Jeżeli zatem Pani/Pana życzeniem jest, by nasza firma niezwłocznie przystąpiła do wykonywania umowy, prosimy o złożenie wyraźnego oświadczenia (w formie zwrotnego email), o treści:
„Rezygnuję z prawa odstąpienia od umowy z tym skutkiem, że po wykonaniu umowy przez firmę X, nie będę mógł/mogła od umowy odstąpić.”
Gdy Klient zrezygnuje z prawa odstąpienia od umowy, przedsiębiorca powinien przesłać mu oświadczenie, że oświadczenie to otrzymał i że przyjmuje tą rezygnację.
Konsument wraz z umową, powinien otrzymać formularz – wzór oświadczenia o odstąpieniu od umowy:
Przykład:
…………………………………………………
dane sprzedającego
– Ja/My(*) niniejszym informuję/informujemy(*) o moim/naszym odstąpieniu od umowy sprzedaży następujących rzeczy(*) umowy dostawy następujących rzeczy(*) umowy o dzieło polegającej na wykonaniu następujących rzeczy(*)/o świadczenie następującej usługi(*)
– Data zawarcia umowy(*)/odbioru(*) :
– Imię i nazwisko konsumenta(-ów) :
– Adres konsumenta(-ów) :
– Podpis konsumenta(-ów) (tylko jeżeli formularz jest przesyłany w wersji papierowej)
– Data
(*) Niepotrzebne skreślić.
Przedsiębiorca powinien stworzyć regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną
Obowiązek ten wynika z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Regulamin określa:
1) rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną;
2) warunki świadczenia usług drogą elektroniczną, w tym:
a) wymagania techniczne niezbędne do współpracy z systemem teleinformatycznym, którym posługuje się usługodawca,
b) zakaz dostarczania przez usługobiorcę treści o charakterze bezprawnym;
3) warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną;
4) tryb postępowania reklamacyjnego.
Ponadto na przedsiębiorcy ciążą obowiązki informacyjne, w tym m.in. podania danych identyfikujących:
- adresy elektroniczne,
- imię, nazwisko, miejsce zamieszkania i adres albo nazwę lub firmę oraz siedzibę i adres (oraz nr NIP),
- informacje o posiadanym zezwoleniu na prowadzenie danego rodzaju działalności (jeżeli dotyczy),
- jeżeli usługodawcą jest osoba fizyczna, której prawo do wykonywania zawodu jest uzależnione od spełnienia określonych w odrębnych ustawach wymagań, podaje również:
a) w przypadku ustanowienia pełnomocnika, jego imię, nazwisko, miejsce zamieszkania i adres albo jego nazwę lub firmę oraz siedzibę i adres;
b) samorząd zawodowy, do którego należy;
c) tytuł zawodowy, którego używa, oraz państwo, w którym został on przyznany;
d) numer w rejestrze publicznym, do którego jest wpisany wraz ze wskazaniem nazwy rejestru i organu prowadzącego rejestr;
e) informację o istnieniu właściwych dla danego zawodu zasad etyki zawodowej oraz o sposobie dostępu do tych zasad. - informację o szczególnych zagrożeniach związanych z korzystaniem z usługi świadczonej drogą elektroniczną,
- funkcji i celu oprogramowania lub danych niebędących składnikiem treści usługi, wprowadzanych przez usługodawcę do systemu teleinformatycznego, którym posługuje się usługobiorca.
Przykład regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną, który wysyłamy do naszych Klientów w email wraz z ofertą, dostępny jest pod linkiem:
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych, obowiązki informacyjne i pouczenia
Klauzule i pouczenia RODO, oraz te wynikające z ustawy o prawach konsumenta, które przedsiębiorca zawiera w zwykłej umowie zawieranej w biurze, w praktyce niewiele różnią się od tych, które powinien umieścić w umowach internetowych.
Przykłady tego rodzaju zapisów, ujęte są w regulaminie do którego link podano wyżej.
Moim zdaniem, nie ma nadto potrzeby, by popadać w RODO absurdy. Ewentualny brak perfekcji w opracowanych przez przedsiębiorcę materiałach czy pouczeniach, obiektywnie uznać będzie można za usprawiedliwiony okolicznościami epidemii. Ewentualne wyciąganie konsekwencji z tego tytułu, uznać by należało za nadużycie prawa i brutalne pogwałcenie zasad demokratycznego państwa prawa.
5. Co z paragonem w czasach zarazy?
W regulaminie lub w umowie, przedsiębiorca może zastrzec klauzulę, zgodnie z którą:
„Wykonanie usługi potwierdzone zostanie stosowną fakturą VAT. Zamawiający upoważnia Wykonawcę do wystawienia faktur elektronicznych oraz faktur bez podpisu.”.
Przedsiębiorca oczywiście na zasadach ogólnych powinien transakcję z udziałem konsumenta udokumentować stosownym paragonem – niemniej w sytuacji wystawienia faktury elektronicznej, paragon pozostawia w swej księgowości, zaś Klientowi doręcza jedynie fakturą elektroniczną.
Pożyjemy, zobaczymy.
Sobie i Państwu życzymy, jak najmniej zdrowotnych i gospodarczych konsekwencji koronawirusa.
Zachęcamy także do korzystania z naszych usług online, w tym dotyczących porad prawnych na email, Skype. W naszym sklepie internetowym, pobrać można gotowe wzory umów i regulaminów, w tym dotyczące świadczenia usług elektronicznych:
