jak zawrzeć umowę przez Internet

Jak w czasie zarazy, zawrzeć z Klientem umowę przez Internet?

Zważywszy na zaistniały stan pandemii koronawirusa, wielu z nas – przedsiębiorców, podjęło słuszną decyzję o pozamykaniu biur i pozostaniu w domu.

I choć trudna, jawi się ona za oczywistą, patrząc na całokształt sytuacji.

Trudno bowiem narażać siebie, pracowników a tym bardziej Klientów, nie mówiąc o tym, że najlepszym sposobem by pomóc lekarzom, pielęgniarkom i pozostały służbom w opanowaniu sytuacji – będzie po prostu ścisłe przestrzeganie podawanych zaleceń tj. przede wszystkim unikanie jakichkolwiek osobistych kontaktów.

Dla dobra nas wszystkich, ucierpią na tym nie tylko przychody i pozostawione samym sobie kwiatki doniczkowe w biurach.

W perspektywie, koniecznym będzie zrewidowanie priorytetów, planów (także i tych osobistych), inwestycji oraz zredukowanie kosztów. Zwłaszcza po to, by nie musieć podejmować najtrudniejszej nieraz decyzji tj. o redukcji etatów.

Szczerze współczuję i trzymam kciuki za tych przedsiębiorców, dla których zamknięcie biura oznacza całkowite odcięcie od źródła często jedynego w rodzinie dochodu. Mam nadzieję, że nasze państwo stanie na wysokości zadania i po normalizacji sytuacji, jeśli nie pomoże, to chociaż nie będzie zbyt przeszkadzać w odbudowie firm.

Pewne drobne rzeczy dałoby się zrobić już teraz, choćby po to, by uspokoić przedsiębiorców, dać im czas na zreorganizowanie biznesu i nie zmuszać ich do podejmowania nieracjonalnych działań:

  1. zawiesić terminy materialnoprawne i sądowe (w tym terminy przedawnień),
  2. wydłużyć termin odbioru przesyłek awizowanych,
  3. wydłużyć terminy składania deklaracji i sprawozdań,
  4. wydłużyć terminy utraty płynności finansowej, obligującej przedsiębiorcę do ogłoszenia upadłości.

To naprawdę mało, a zarazem bardzo dużo.

***

Tam gdzie jest to możliwe, przedsiębiorcy wdrożyć mogą zdalne świadczenie usług. I choć wielu z nas robi w Internetach od zawsze (branża IT, ecommerce, tłumacze itd.), dla wielu osób, przyzwyczajonych do osobistego kontaktu z Klientem – będzie to novum.

Oczywiście nie każdy przedsiębiorca zdoła w kilka dni wdrożyć, przetestować i uruchomić kompleksową platformę do świadczenia i sprzedawania usług online (jak np. nasza www.porady.prawne.online ). Choć wbrew pozorom nie są to skomplikowane ani kosmicznie drogie rozwiązania.

Do zawarcia umowy przez Internet wystarczy… komputer i Internet 😊 Osobom, dla których to zaskoczenie, dedykuję poniższy krótki poradnik – pt.

Jak w czasie zarazy zawrzeć z Klientem umowę przez Internet?

1. Niemal każdą umowę z Klientem, również w czasie zarazy – można zawrzeć przez Internet.

Jedynie niektóre kontrakty, dla swej ważności wymagają zachowania szczególnej formy np. aktu notarialnego.

Umowy o dzieło, zlecenia, na świadczenie usług, umowy sprzedaży (jeżeli nie dotyczą zbycia nieruchomości, udziałów w spółce lub np. przedsiębiorstwa) – zawrzeć można w dowolnej formie.

Należy jednak pamiętać, że umowy dotyczące przeniesienia autorskich praw majątkowych, pod rygorem nieważności wymagają formy pisemnej (lub kwalifikowanej elektronicznej). Z kolei licencję udzielić można w dowolnej formie.

2. By umowa została zawarta, wystarczy złożenie zgodnych oświadczeń woli.

By zawierać umowy przez Internet, nie trzeba od razu tworzyć sklepu internetowego. Tyczy się to zwłaszcza umów zawieranych w wariancie B2B.

Teoretycznie wystarczy zatem korespondencja email np. w formie oferty, w której przedsiębiorca opisze warunki wykonania danej umowy, oraz odpowiedź Klienta o przyjęciu oferty.

3. Jak zweryfikować tożsamość kontrahenta?

Przedsiębiorca co do zasady nie ma obowiązku weryfikowania tożsamości Klienta. Oczywiście zazwyczaj to czyni – z przyczyn pragmatycznych.

Niektórzy podpadają jednak np. pod przepisy ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (m.in. księgowi, pośrednicy w obrocie nieruchomościami, przedsiębiorcy dokonujący transakcji gotówkowych za towary za ponad 10.000 EUR itd.). Na podmiotach tych ciąży ustawowy obowiązek ustalenia tożsamości kontrahenta i tzw. beneficjenta rzeczywistego.

Zgodnie jednak z art. 39 ust 2 tej ustawy, „Weryfikacja tożsamości klienta i beneficjenta rzeczywistego może być zakończona podczas nawiązywania stosunków gospodarczych, jeżeli jest to konieczne dla zapewnienia ciągłości prowadzenia działalności gospodarczej i gdy występuje niskie ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. W takich przypadkach weryfikacja jest dokonywana w możliwie krótkim terminie od momentu rozpoczęcia nawiązywania stosunków gospodarczych.”.

Kazus, w którym do zawarcia transakcji dochodzi bez fizycznej obecności klienta – zaliczany jest do przypadków tzw wyższego ryzyka prania pieniędzy (art. 43 ust 2 pkt 7 ustawy o praniu pieniędzy).

Minimalizacja tego ryzyka nastąpić może m.in. poprzez stosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub… profilu EPUAP.

Gdy musimy/chcemy zweryfikować tożsamość Klienta, poprośmy go zatem o podpisanie umowy za pomocą EPUAP. By to uczynić, wystarczy kliknąć w poniższy link i przeciągnąć w odpowiednie pole plik z umową:

https://moj.gov.pl/uslugi/signer/upload?xFormsAppName=SIGNER

Inny praktyczny sposób identyfikacji Klienta, to uzależnienie wejścia w życie umowy od dokonania zapłaty zaliczki (a najlepiej całości wynagrodzenia) z rachunku bankowego prowadzonego na zlecenie osoby, z którą umowa ma zostać zawarta. Oczywiście nie wyklucza to stania się ofiarą tzw. kradzieży tożsamości – niemniej jest to jakiś substytut dla tradycyjnej formy identyfikacji Klienta, lub tej z użyciem EPUAP.

4. Tekst umowy, powinien zostać udostępniony konsumentowi przed zawarciem umowy, na tzw. trwałym nośniku (np. w formie pliku pdf).

Wynika to z przepisów ustawy o prawach konsumenta. Określa ona szereg obowiązków przedsiębiorcy tyczących się zawierania umów z konsumentami, take gdy do ich zawarcia dochodzi w sposób tradycyjny tj. w siedzibie firmy.

Umowa na świadczenie usług zawierana elektronicznie, różni się od tej zawieranej w biurze. Ale na szczęście nieznacznie:

Konsument ma prawo odstąpienia od umowy, ale może z niego zrezygnować.

W przypadku umów, których przedmiotem są usługi a nie sprzedaż towaru, termin 14 dni liczy się od daty zawarcia umowy. Przedsiębiorca powinien o tym konsumenta pouczyć:

Przykład pouczenia:

Informujemy, że Konsumentowi przysługuje prawo odstąpienia od umowy w terminie 14 dni od daty jej zawarcia. Ze względu na powyższe, do realizacji usługi przystępujemy dopiero po upływie w/w terminu. Jeżeli jednak zrezygnuje Pan/Pani z prawa odstąpienia od umowy, do jej realizacji przystępujemy niezwłocznie. W sytuacji tej, z chwilą wykonania umowy przez sprzedającego, konsument utraci jednak prawo odstąpienia od umowy.

Jeżeli zatem Pani/Pana życzeniem jest, by nasza firma niezwłocznie przystąpiła do wykonywania umowy, prosimy o złożenie wyraźnego oświadczenia (w formie zwrotnego email), o treści:

„Rezygnuję z prawa odstąpienia od umowy z tym skutkiem, że po wykonaniu umowy przez firmę X, nie będę mógł/mogła od umowy odstąpić.”

Gdy Klient zrezygnuje z prawa odstąpienia od umowy, przedsiębiorca powinien przesłać mu oświadczenie, że oświadczenie to otrzymał i że przyjmuje tą rezygnację.

Konsument wraz z umową, powinien otrzymać formularz – wzór oświadczenia o odstąpieniu od umowy:

Przykład:

…………………………………………………

dane sprzedającego

– Ja/My(*) niniejszym informuję/informujemy(*) o moim/naszym odstąpieniu od umowy sprzedaży następujących rzeczy(*) umowy dostawy następujących rzeczy(*) umowy o dzieło polegającej na wykonaniu następujących rzeczy(*)/o świadczenie następującej usługi(*)

– Data zawarcia umowy(*)/odbioru(*) : 

– Imię i nazwisko konsumenta(-ów) :       

– Adres konsumenta(-ów) :

– Podpis konsumenta(-ów) (tylko jeżeli formularz jest przesyłany w wersji papierowej)

– Data

(*) Niepotrzebne skreślić.

Przedsiębiorca powinien stworzyć regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną

Obowiązek ten wynika z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Regulamin określa:

1) rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną;

2) warunki świadczenia usług drogą elektroniczną, w tym:

a) wymagania techniczne niezbędne do współpracy z systemem teleinformatycznym, którym posługuje się usługodawca,

b) zakaz dostarczania przez usługobiorcę treści o charakterze bezprawnym;

3) warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną;

4) tryb postępowania reklamacyjnego.

Ponadto na przedsiębiorcy ciążą obowiązki informacyjne, w tym m.in. podania danych identyfikujących:

  1. adresy elektroniczne,
  2. imię, nazwisko, miejsce zamieszkania i adres albo nazwę lub firmę oraz siedzibę i adres (oraz nr NIP),
  3. informacje o posiadanym zezwoleniu na prowadzenie danego rodzaju działalności (jeżeli dotyczy),
  4. jeżeli usługodawcą jest osoba fizyczna, której prawo do wykonywania zawodu jest uzależnione od spełnienia określonych w odrębnych ustawach wymagań, podaje również:
    a) w przypadku ustanowienia pełnomocnika, jego imię, nazwisko, miejsce zamieszkania i adres albo jego nazwę lub firmę oraz siedzibę i adres;
    b) samorząd zawodowy, do którego należy;
    c) tytuł zawodowy, którego używa, oraz państwo, w którym został on przyznany;
    d) numer w rejestrze publicznym, do którego jest wpisany wraz ze wskazaniem nazwy rejestru i organu prowadzącego rejestr;
    e) informację o istnieniu właściwych dla danego zawodu zasad etyki zawodowej oraz o sposobie dostępu do tych zasad.
  5. informację o szczególnych zagrożeniach związanych z korzystaniem z usługi świadczonej drogą elektroniczną,
  6. funkcji i celu oprogramowania lub danych niebędących składnikiem treści usługi, wprowadzanych przez usługodawcę do systemu teleinformatycznego, którym posługuje się usługobiorca.

Przykład regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną, który wysyłamy do naszych Klientów w email wraz z ofertą, dostępny jest pod linkiem:

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych, obowiązki informacyjne i pouczenia

Klauzule i pouczenia RODO, oraz te wynikające z ustawy o prawach konsumenta, które przedsiębiorca zawiera w zwykłej umowie zawieranej w biurze, w praktyce niewiele różnią się od tych, które powinien umieścić w umowach internetowych.

Przykłady tego rodzaju zapisów, ujęte są w regulaminie do którego link podano wyżej.

Moim zdaniem, nie ma nadto potrzeby, by popadać w RODO absurdy. Ewentualny brak perfekcji w opracowanych przez przedsiębiorcę materiałach czy pouczeniach, obiektywnie uznać będzie można za usprawiedliwiony okolicznościami epidemii. Ewentualne wyciąganie konsekwencji z tego tytułu, uznać by należało za nadużycie prawa i brutalne pogwałcenie zasad demokratycznego państwa prawa.

5. Co z paragonem w czasach zarazy?

W regulaminie lub w umowie, przedsiębiorca może zastrzec klauzulę, zgodnie z którą:

„Wykonanie usługi potwierdzone zostanie stosowną fakturą VAT. Zamawiający upoważnia Wykonawcę do wystawienia faktur elektronicznych oraz faktur bez podpisu.”.

Przedsiębiorca oczywiście na zasadach ogólnych powinien transakcję z udziałem konsumenta udokumentować stosownym paragonem – niemniej w sytuacji wystawienia faktury elektronicznej, paragon pozostawia w swej księgowości, zaś Klientowi doręcza jedynie fakturą elektroniczną.

Pożyjemy, zobaczymy.

Sobie i Państwu życzymy, jak najmniej zdrowotnych i gospodarczych konsekwencji koronawirusa.

Zachęcamy także do korzystania z naszych usług online, w tym dotyczących porad prawnych na email, Skype. W naszym sklepie internetowym, pobrać można gotowe wzory umów i regulaminów, w tym dotyczące świadczenia usług elektronicznych:

Jak uzyskać poradę prawną online?

Udostępnij

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email
Uruchom WhatsApp
Napisz do nas.
Witamy!

Zapraszamy do kontaktu, od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00 - 17:00.